Ile trwa rejestracja VAT w 2019 roku

Złożyłeś w Urzędzie Skarbowym formularz VAT-R i słuch o nim zaginął? Kontrahenci czekają na faktury VAT a Ty nadal nie uzyskałeś wpisu do rejestru VAT? W tym artykule dowiesz się:

1. 1. Ile trwa rejestracja VAT
   2. Jak wygląda kontrola w firmie przy rejestracji
   3. Jak zaoszczędzić przy rejestracji
   4. Jak przyspieszyć rejestrację VAT

Aktualizacja 26.05.2019: artykuł uzupełniony o doświadczenia czytelników przy rejestracji VAT

Zmiany w procesie rejestracji VAT

Od początku 2017 roku, proces rejestracji VAT uległ znacznemu wydłużeniu. Dawniej, wystarczyło aby przedsiębiorca złożył wniosek VAT-R w urzędzie skarbowym a wpis pojawiał się po kilku dniach. Obecnie, celem poprawienia rzetelności rejestru VAT oraz utrudnienia rejestracji podmiotów służących do wyłudzeń VAT, na Urzędzie Skarbowym ciąży obowiązek weryfikacji podmiotów ubiegających się o rejestrację VAT.

Niedługo po wprowadzeniu tych zmian, wielu świeżo upieczonych przedsiębiorców napotkało poważne problemy. Po złożeniu VAT-R nie już oni wystawiać faktur zwolnionych z VAT (zrzekli się tego prawa) jednocześnie nie mogąc wystawiać faktur z VAT-em (nie posiadali jeszcze wpisu do rejestru VAT). W związku z opisanym problemem, w odpowiedzi na interpelację nr 14966, we wrześniu ubiegłego roku Ministerstwo Finansów zaleciło urzędom „zintensyfikowanie działań podejmowanych w ramach weryfikacji danych zgłoszonych w VAT-R celem przyspieszenia rejestracji podatników w podatku VAT”.

Ile najdłużej może trwać rejestracja VAT?

Dawniej podejrzewano że maksymalny czas uzyskania rejestracji VAT jest ograniczony przez art. 139 Ordynacji Podatkowej. Wówczas wynosiłby on 1 miesiąc (lub 2 meisiące dla sprawy „szczególnie skomplikowanej”).

Niestety, w rzeczywistości nie określono maksymalnego czasu rejestracji VAT. Potwierdzenie takiej interpretacji przepisów znajdujemy także w odpowiedzi na wcześniej wymienioną interpelację.

Ile z reguły trwa rejestracja VAT?

Z różnych wpisów znajdowanych na forach internetowych wynika, że średni czas oczekiwania na rejestrację VAT w 2018 roku był w granicach 3 miesięcy. W 2019 roku średni czas rejestracji VAT wydaje się być krótszy i wynosić około 4 do 6 tygodni (szczegóły w aktualizacji na końcu artykułu).

U mnie, o dziwo, cała procedura zakończyła się w 1 miesiąc! Jak to możliwe? Tutaj przechodzimy do tematu weryfikacji podmiotu:

Na czym polega weryfikacja firmy i jak wygląda kontrola?

Choć może się to wydawać dziwne, przepisy nie określają w jaki sposób Urząd Skarbowy powinien weryfikować firmę ubiegającą się o wpis do rejestru VAT. Najczęściej inspektorzy US po prostu przychodzą do siedziby firmy w terminie ustalonym telefonicznie kilka dni wcześniej.

W trakcie kontroli, uzupełniają notatkę własnymi obserwacjami oraz notują odpowiedzi na zadawane przedsiębiorcy pytania. Nie należy się spodziewać szczegółowego badania biznesplanu – wywiad raczej ograniczy się do pytań typu „Czy planuje Pani tutaj przyjmować kontrahentów”.

Jak już wcześniej wspomniałem, przepisy nie określają w jasny sposób sposobu weryfikacji podmiotu ubiegającego się o rejestrację VAT. Przeprowadzane kontrole są raczej praktyką urzędów a nie odgórnie narzuconymi procedurami. Oznacza to że w niektórych przypadkach, Urząd Skarbowy może dokonać weryfikacji firmy bez składania osobistej wizyty u przedsiębiorcy. Tak właśnie było w moim przypadku i właśnie z tego powodu cała procedura zakończyła się w miesiąc.

Jak sprawdzić czy już jesteś VATowcem?

Od 2015 roku, przy składaniu formularza VAT-R, istnieje możliwość rezygnacji z otrzymania potwierdzenia rejestracji. Wypełniając formularz VAT-R wystarczy zaznaczyć „nie” w punkcie 64. W taki sposób można zaoszczędzić 170 złotych.

Jak zatem sprawdzić czy jest się już VAT-owcem? Wystarczy wpisać swój numer NIP do narzędzia dostępnego na stronie Ministerstwa Finansów.

Jak przyspieszyć proces rejestracji VAT?

Nie masz bezpośredniego wpływu na to ile zajmie rejestracja VAT. Możesz natomiast podjąć pewne kroki, które mogą ten proces przyspieszyć:

Rzetelnie wypełnij formularz VAT-R

Bądź transparentny. Pamiętaj że urząd najprawdopodobniej zweryfikuje wszystkie dane które przedstawiłeś. Jeżeli korzystasz z wynajętej lub użyczonej nieruchomości do prowadzenia działalności gospodarczej, pamiętaj o załączeniu umowy najmu lub użyczenia do formularza VAT-R.

Upewnij się że dane firmy w CEIDG nie budzą podejrzeń

Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na zmianę danych w CEIDG na czas ubiegania się o rejestrację VAT. Po otrzymaniu wspomnianej rejestracji, powracają do poprzednich danych.

W procesie rejestracji bądź zawsze gotowy na odebranie telefonu od US

Przegapienie próby kontaktu ze strony US może niepotrzebnie przedłużyć procedurę. Przez cały proces rejestracji, miej telefon w pogotowiu.

Jeżeli używasz prywatnego numeru telefonu, zarejestruj nowy numer firmowy. Zdarzało się że pracownik Urzędu Skarbowego zadawał pytania podczas kontroli o to czy dany numer telefonu jest wykorzystywany do kontaktu z klientami.

Ponadto warto wyrobić sobie nawyk podawania nazwy firmy przedstawiając się po odebraniu telefonu z nieznanego numeru. Dzięki temu zyskasz na profesjonalizmie i wiarygodności.

Daj możliwość zweryfikowania swojej działalności bez wysyłania kontroli

Urząd Skarbowy nie musi wysyłać kontroli do miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w celu wpisania Twojej firmy do rejestru VAT. Jeżeli prowadzisz działalność którą łatwo można udokumentować przez internet, zadbaj o profesjonalną i wiarygodną stronę internetową. Umieszczenie na niej informacji o świadczonych usługach, przedstawienie realizacji oraz możliwości kontaktu może pozwolić Ci na uniknięcie kontroli, w rezultacie przyspieszając całą procedurę.

Spodziewam się że właśnie ten sposób pozwolił mojej firmie na uzyskanie wpisu do rejestru VAT bez kontroli na miejscu. Przy okazji – jeżeli szukasz wykonawcy strony internetowej, polecam skorzystanie z usług agencji interaktywnej iqcode, którą prowadzę. Możesz powołać się na ten wpis – na pewno przedstawimy korzystną wycenę dla Twojej firmy 😉 Wystarczy tej reklamy, wracajmy do tematu rejestracji VAT.

Jeżeli rejestracja VAT się przeciąga, samemu zgłoś się do US z prośbą o kontrolę

Choć telefon do Urzędu Skarbowego z prośbą o kontrolę w firmie może wydawać się dziwny, niektórym przedsiębiorcom udało się w taki sposób przyspieszyć proces rejestracji VAT.

Aktualizacja 2019

Gdy pisałem ten artykuł we wrześniu ubiegłego roku, nie spodziewałem się tak dużego odzewu. Dotychczas zebrał on kilkanaście tysięcy odwiedzin, a ja otrzymałem kilkanaście maili z Waszymi problemami przy rejestracji VAT.

Postaram się teraz podsumować zdobyte informacje i opisać zmiany, które zaobserwowałem w procesie rejestracji VAT w 2019 roku.

Czas rejestracji VAT w 2019 roku

Na początku roku zacząłem dostawać wiadomości od osób, których rejestracja VAT poszła wyjątkowo szybko. W pięciu przypadkach odbyła się ona bez kontroli w siedzibie przedsiębiorcy, w pozostałych kilku kontrola nastąpiła w ciągu miesiąca od złożenia formularza VAT-R.

Co ciekawe, czterech z pięciu wspomnianych przedsiębiorców posiadało w momencie składania formularza VAT-R działającą stronę internetową, której adres był wpisany w CEIDG. Hipoteza o stronie internetowej zwiększającej wiarygodność firmy w oczach US wydaje się potwierdzać.

Dłużące się rejestracje VAT

Niestety, nie zabrakło też maili z informacjami o przedłużającej się procedurze. Rekordzista czekał na rejestrację VAT aż 4 miesiące. Urząd Skarbowy w międzyczasie dwukrotnie informował o przedłużeniu sprawy.

Na zakończenie chciałbym jeszcze odnieść się do pojawiających się propozycji współpracy, która miałaby polegać na pomocy przy składaniu dokumentów w urzędzie, czy też przygotowywaniu podmiotu do rejestracji VAT. Chcę wyraźnie zaznaczyć, że nie świadczę takich usług. W takich sytuacjach zalecam skorzystanie z usług księgowych lub doradców podatkowych.

To wszystko na dzisiaj. Jeżeli chciałbyś podzielić się swoimi doświadczeniami z Urzędem Skarbowym podczas rejestracji VAT, dołącz do dyskusji w komentarzach: